Ik vergelijk de rol van een dagvoorzitter graag met die van een topscheidsrechter bij een Champions League voetbalwedstrijd.
Om een aantal redenen:
- Het gaat niet om jou
Een dagvoorzitter is net als een scheidsrechter faciliterend. Je staat ten dienste van de wedstrijd of het event. Het gaat niet om jou. Iedereen kent het; het fenomeen van de scheidsrechter die te aanwezig is en op een vervelende manier zijn stempel op de wedstrijd wil drukken. Voor een evenement of congres kan dat killing zijn. Een dagvoorzitter die te aanwezig is, die zijn of haar mening te nadrukkelijk wil geven en die niet begrijpt dat de dag niet om hem of haar gaat. Het gaat om de sterren en dat zijn de sprekers en het publiek.
- Natuurlijk overwicht
Een topscheidsrechter maakt geen gebruik van zijn macht, maar van natuurlijk overwicht. Zijn positie verdient ie, doordat ie zaken goed ziet en de juiste beslissingen neemt. De spelers en het publiek respecteren ‘m. Same voor de dagvoorzitter. Hij claimt nooit zijn plek, maar verdient ‘m. Door zijn of haar expertise, persoonlijkheid en kundigheid.
- Onzichtbaar en toch zeer bepalend
Het is een dunne lijn waarop de dagvoorzitter balanceert. Aan de ene kant zo onzichtbaar mogelijk, maar als het moet zeer bepalend. Bij scheidsrechters kan ik daarvan genieten. Bijna onzichtbaar, maar als het moet, even heel duidelijk de grenzen stellen. Geen discussies, geen twijfel, bijna dominant. Maar altijd ten dienste van de wedstrijd. Ook een goede dagvoorzitter doet dit. Je zorgt bijna onzichtbaar dat de sprekers zich prettig voelen en dat de panel discussie goed wordt gevoerd. Maar als het moet sta je er even heel duidelijk. Als iemand in de zaal teveel aan het woord wil, als een spreker de tijd vergeet, of als er iets onverwachts gebeurt. De dagvoorzitter regisseert, kijkt en beslist op dat soort momenten. Er is immers geen tijd voor overleg, net als bij een wedstrijd.
- Sfeer
Het allerbelangrijkste. Een goede scheidsrechter ‘voelt’ de sfeer aan en bepaalt op basis daarvan bijna intuïtief wat er nodig is om van de wedstrijd een topwedstrijd te maken. Precies wat een dagvoorzitter doet. Het ene congres is luchtiger dan het ander. Het ene event is voor een heel andere doelgroep dan de ander en het ene congres heeft een heel andere doelstelling dan de andere. De dagvoorzitter ‘voelt’ de dag en de sfeer en bepaalt op basis daarvan wat nodig is om er een topdag van te maken.
- Tijd
Het tot slot de tijd. Ooit een scheids gezien die de tijd vergat? Dacht het niet. De dagvoorzitter weet dat tijd een belangrijk instrument is en is zich daar continu bewust van. Want een wedstrijd loopt altijd anders dan gepland. Er wordt tijd gerekt, er kan een verlenging komen, of de stadion lampen kunnen tien minuten uitvallen. Net als een congres. Tijd is een continue variabele waarmee de dagvoorzitter het hele event nauw samenwerkt.