ro-dagvoorzitter

De top 10 kenmerken van een goede dagvoorzitter

Wat maakt nou een goede dagvoorzitter? Een vraag die me vaak wordt gesteld. In deze post de, voor mij, Top 10 kenmerken van een goede dagvoorzitter. In willekeurige volgorde.

 

Dagvoorzitter Cross Border E-Commerce Event – september 2015
Opdrachtgever BBP Media

1. Love the stage

Vlak voordat een congres begint word je ongeduldig. ‘Je mag weer’. Het podium is de plek waar je je als een vis in het water voelt.
Als je dit niet herkent, of erger nog, als voor publiek staan op een podium je vreselijk lijkt, mis je een van de belangrijkste kenmerken om een goede dagvoorzitter te zijn.

2. Bereid je voor

Klinkt als een open deur, maar een goede voorbereiding gaat verder dan normaal je werk doen en uit zich in de details. Je weet altijd de laatste wijzigingen van het programma, je checkt in de ochtend het nieuws om te kijken of er iets relevants tussen zit voor het specifieke event en je weet wie er op het podium staan. Niet alleen naam en CV. Maar ook wat ze gisteravond deden, omdat je nog even hun social media acties hebt gecheckt. Die scherpte. Altijd overdeliveren op dit punt.

Presentatie Week van de Ondernemer Eindhoven – september 2015
Opdrachtgever Synpact / Eneco

3. Improviseer

Het gaat nooit helemaal zoals gepland. Improviseren zit in dezelfde lijn als ‘love the stage’. Je moet ervan houden. Je vindt het te gek als er iets onverwachts gebeurt: Een technisch probleem, een spreker in de file, of een veel te dominante figuur in het publiek. Improviseren is net als een gave jazz solo en geeft een prachtige dynamiek aan een dag.

4. Voel het publiek aan

Het moment dat je als dagvoorzitter precies díe vraag stelt aan een spreker op het podium die de hele zaak bezighoudt. Dat.
Maar ook bij gevoeligheden. Als je op een bijeenkomst staat waar gesproken word over de toekomst van een organisatie, waarvan 40% van de zaal weet dat ze binnen een jaar niet meer bij die organisatie werken. Daar moet je iets mee. De angel eruit halen en lucht scheppen.
Of bij een vakpubliek waarvan je weet dat ze net even iets meer weten over hun vak dan jij. Laat dit dan ook merken en doe niet bijdehand, maar gebruik je nieuwsgierigheid op zo’n moment meer.

Uiteindelijk gaat het altijd om het publiek. Zij zijn de reden waarom het event gehouden wordt en zij bepalen het succes.

5. Lol en humor

Mensen houden van humor en van lol maken. Zeker als je het met mate gebruikt, dwars door scherpte, serieuze discussie en presentaties heen. Er zijn al saaie bijeenkomsten genoeg.
Dit element is wat lastig te oefenenen, de ene dagvoorzitter bezit er wat meer talent voor dan de ander. Maar scherpe en bijdehante opmerkingen zijn een superwapen om een dag een topdag te maken.

6. Energie

Geef alles. En meer. Laat zien dat je geniet en vreet je in in je publiek en je gasten op het podium. Laat je niet door cliché tips hinderen (rustig praten, niet bewegen, etc etc). Soms druk doen, sneller praten, het mag. Als het maar uit echte energie komt. Als een jonge hond!

7. Geen aandacht aan negatieve zaken of zaken die mis gaan

Je staat achter de coulissen van een groot congres. 1500 man in de zaal. Licht uit spot aan. Video start!…….geen video….zwart scherm…..Het duurt even, maar dankzij een backup computer kan de video toch starten.
Er wordt achter de schermen druk overlegd wat je moet zeggen. Uitleggen, sorry zeggen? Nee dus. Helemaal niks. Gewoon opkomen, welkom heten en van start gaan met het programma. Het voegt niets toe om extra aandacht te geven aan iets dat niet helemaal goed ging.

Ander voorbeeld: De directeur zou openen, maar kan last minute niet komen. De adjunct gaat het doen. Of je dat moet uitleggen aan het publiek bij opening, terwijl er niets over in het programma staat? Nee, dus.

8. Respect

Op een podium mag je scherp zijn, humor is prima. Je mag ook die wat brutale vraag stellen, omdat je aanvoelt dat de hele zaal het antwoord wil weten, je mag persoonlijk worden en je mag doorvragen.
Maar altijd met respect als vangrail. Nooit iemand afzeiken, nooit iemand niet serieus nemen. Nooit.

9. Het gaat niet om jou

Al ben je een centrale spil en zien mensen je de hele dag door, het gaat niet om jou. Je faciliteert, maar staat niet centraal. Zie het als die perfecte scheidsrechter tijdens een voetbalwedstrijd. Hij is je eigenlijk amper opgevallen, maar door puur ten dienste van de wedstrijd te opereren, de sfeer aan te voelen en het vak te verstaan ‘maakt’ hij de wedstrijd. Dat doet een goede dagvoorzitter ook.

Dagvoorzitters die bij de opening al een kwartier gaan presenteren over zichzelf snappen ’t niet.

10. Tijd

Hij is praktisch, maar wordt zo vaak vergeten. Pauzes tussen programma onderdelen zijn te kort, sprekers praten te lang, er is altijd wel wat. Aan de dagvoorzitter om met de opdrachtgever vantevoren te overleggen hoe belangrijk ‘aan de tijd houden’ is en als dat zo is: Doen.
Lastiger dan het klinkt, want wat doe je met die spreker die toch wel een belangrijk verhaal heeft, maar uitloopt? Dat moet je per event bekijken, ergens moet je de tijd zien te winnen, waar je ‘m elders verliest. Maar jij als dagvoorzitter ben daarin een belangrijke spil, waarbij je direct moet durven zijn.

Spreekt voor zich dat een dagvoorzitter zelf meer dan ruimschoots op tijd aanwezig is en zich aan alle afgesproken tijden houdt. Altijd.

Copernica Summit 2015 – september 2015
Opdrachtgever Copernica

Bonus. The looks

Een goede dagvoorzitter draagt wat past bij de dag. Dit hoeft echt geen pak te zijn voor de man en een mantelpakje voor de vrouw. Wel altijd verzorgd. Een goede dagvoorzitter heeft tandenstokers in de auto en gaat altijd vlak voor ie op moet nog even naar de WC om voor de spiegel te staan als final check.

En last but not least: Een goede dagvoorzitter draagt geen badge.